Nos dias de hoje, basta ter um celular (smartphone) com conexão à internet para ser capaz de digitalizar e de assinar eletronicamente documentos. Com os aplicativos corretos, qualquer pessoa consegue enviar a seu advogado todos os documentos necessários à propositura de uma ação judicial – além de assinar digitalmente a procuração e o contrato de prestação de serviços jurídicos.
Se você é um indivíduo que já está acostumado com o compartilhamento virtual de documentos e se porventura já possui um token de assinatura digital, este artigo soará repetitivo aos seus ouvidos. Mas se é alguém que não está habituado com isso, acredite: não é difícil e, a cada dia que passa, fica cada vez mais fácil. A seguir, vamos sugerir aplicativos e ferramentas que viabilizam tudo aquilo que é necessário.
Introdução: atualmente, tudo é virtual
Uma informação que é essencial e que deveria ser mais divulgada: no Brasil, praticamente não existem mais processos judiciais físicos. Praticamente tudo foi convertido para o formato digital, sendo que mesmo os processos antigos, que eram físicos, foram digitalizados.
Cada Tribunal possui o seu Sistema de Processo Eletrônico, sendo que vários utilizam o mesmo sistema. O Tribunal de Justiça de São Paulo e o Tribunal de Justiça do Ceará, por exemplo, utilizam o sistema E-SAJ. Já o Tribunal de Justiça de Santa Catarina e o TRF-4 utilizam o sistema E-PROC. O Tribunal de Justiça do Pará e o TRT-9 utilizam o sistema PJ-E, enquanto o Tribunal de Justiça do Paraná utiliza o sistema PROJUDI.
Até mesmo para Processos Administrativos não são raros os sistemas eletrônicos. No âmbito da Administração Pública Federal, por exemplo, costuma ser regra o sistema SEI.
E, independentemente de qual seja o sistema, existe uma regra universal: os arquivos de texto e de imagem apenas são admitidos se estiverem em formato PDF, usualmente até o limite de tamanho de 4MB.
Ou seja: não existe mais “papel”. Os “autos físicos” e “cadernos processuais” pertencem ao passado. A famosa “papelada” deixou de existir na literalidade e passou a ser mera figura de linguagem.
Diante disso, sugere-se ao leitor a seguinte reflexão: faz algum sentido que o cliente leve ao seu advogado um maço de documentos em papel? Que perca tempo e dinheiro com deslocamento até o escritório de advocacia para entregar um calhamaço de documentos, muitas vezes originais e em única via?
Ora, o que o advogado vai fazer com essa “papelada”? Ele irá digitalizá-la para formato PDF e a devolverá ao cliente.
Qual é a única conclusão lógica que se tira a partir dessa reflexão? Que é melhor e mais prático que o cliente já digitalize e envie ao advogado todos os seus documentos em formato PDF, seja via e-mail, seja através de aplicativos de mensagens (WhatsApp) ou através de links de programas de compartilhamento de dados (Google Drive, Dropbox).
Além disso, muitos documentos já existem diretamente em formato eletrônico. Faturas de energia elétrica, de contas telefônicas, de cartão de crédito, dentre outras, costumam ser enviadas por e-mail ou são disponibilizadas em PDF, nos aplicativos das respectivas empresas. Até mesmo documentos de identificação (CNH-e) já existem em aplicativos oficiais (https://play.google.com/store/apps/details?id=br.gov.serpro.cnhe) – e podem ser compartilhados (via exportação em PDF).
Conclui-se, portanto, que o “documento de papel” perdeu a razão de ser e deve ser evitado. E isso não só é bom por razões ambientais, como também torna tudo mais prático. Pense-se: um cliente em Rondônia, se quiser, pode contratar um advogado no Paraná para atuar no Tribunal de Justiça de Rondônia – sem que o advogado precise se deslocar até Rondônia. Como o processo é eletrônico e os documentos são todos em PDF, a única variável que importa é que o advogado tenha um computador com conexão à internet – nada mais é necessário.
Digitalização e compartilhamento de documentos
E como é que se converte um documento impresso para um arquivo PDF?
Existem, em simplificada síntese, dois métodos, um melhor e outro pior. São eles:
- Método pior. Se você possui apenas um celular (smartphone) com câmera que funcione e nenhuma habilidade com o uso de tecnologia e aplicativos.
- Neste caso, a resposta é a mais simples possível: tire fotografias nítidas dos documentos e as envie, via aplicativo de mensagens (WhatsApp), a seu advogado.
- Nada mais é necessário. O advogado saberá organizar e converter tudo para PDF.
- Esse método é “pior” porque não privilegia a qualidade da digitalização e porque é muito trabalhoso e repetitivo. Via de regra, os arquivos digitalizados ficam visualmente “feios”, trazendo uma impressão de desleixo ao processo. No entanto, é um método que funciona, pois garante o mínimo indispensável para a transmissão dos documentos necessários.
- Método melhor. Se você possui um computador com scanner ou sabe utilizar um aplicativo de scanner para celular (smartphone).
- Neste caso, ou você pode utilizar o seu scanner (o aparelho propriamente dito), digitalizando cada documento de maneira individualizada (em PDF) e enviando a seu advogado (seja por qual meio eletrônico for: e-mail, WhatsApp, Google Drive/Dropbox).
- Ou você pode utilizar o aplicativo de scanner para celular (smartphone) para fazer a mesmíssima coisa. Os aplicativos costumam ser intuitivos e se utilizam da câmera do celular para capturar a imagem do documento impresso, através do ato de fotografar. Você literalmente fotografa o “papel” – e o aplicativo otimiza e converte a imagem para PDF, de forma técnica.
- Esse método é “melhor” porque privilegia a qualidade da digitalização e porque é menos trabalhoso (afinal é o scanner – aparelho ou aplicativo – que faz o maior trabalho). Os documentos ficam “bonitos”, trazendo uma impressão de “capricho” ao processo.
O aplicativo de scanner para celular mais famoso é o CamScanner, que recomendamos. Mas existem outros que fazem a mesma coisa. O importante é que funcione.
Link para baixar o CamScanner, em celulares Android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner
Link para baixar o CamScanner, em celulares IOS:
https://apps.apple.com/br/app/camscanner-pdf-scanner-app/id388627783
Outra observação que é pertinente: se você possui arquivos fotográficos ou de texto em outros formatos que não sejam PDF e precisa enviá-los a seu advogado, pode facilmente convertê-los para PDF seja através da opção de impressão “salvar como PDF” (existente em múltiplos programas) ou através de ferramentas online. Uma ferramenta bastante conhecida é a: https://www.ilovepdf.com/pt.
E, se você precisar enviar arquivos de áudio, vídeo ou em formatos peculiares ao seu advogado, envie-os tal como estão, seja por e–mail, WhasApp ou pelo Google Drive/Dropbox. O advogado saberá como juntá-los aos processos eletrônicos.
Na dúvida, envie eletronicamente os arquivos em qualquer formato. É dever do advogado viabilizar a juntada deles ao processo eletrônico.
Assinatura digital de documentos
Já quanto à assinatura de documentos, também existem métodos para que ela ocorra de forma remota e prática. Destacamos que, em toda e qualquer contratação de advogado, é necessário que o cliente assine, no mínimo, dois documentos: o contrato de prestação de serviços jurídicos e a procuração.
Há quatro métodos de assinatura: um primitivo, que nem chega a ser digital na essência, e três que são digitais e igualmente bons.
- Método primitivo e não propriamente digital. O cliente recebe do advogado, por via digital, os documentos para assinatura. Imprime-os, assina-os fisicamente, digitaliza-os assinados e os envia de volta ao advogado.
- É ainda o método mais comum.
- Mas é o mais ineficiente, pois gera perda de tempo e impressões desnecessárias. Ainda, exige que o cliente tenha acesso a uma impressora, o que nem sempre é algo prático.
- Método das Plataformas de Assinatura Digital. O advogado faz uso de uma plataforma online de assinatura digital de documentos (Ex: Autentique, Docusign, ZapSign etc.). Dessa maneira, o cliente recebe o documento através de um e-mail intermediado pela plataforma, e o assina pela plataforma.
- Ganhou popularidade recentemente, com a disseminação dessas plataformas.
- Talvez seja o método mais acessível aos clientes.
- Método da Assinatura Digital por Token. Não são raros os casos de clientes que possuem, seja por qual motivo for, seus próprios tokens de assinatura digital. Clientes que sejam contadores, engenheiros, servidores públicos (ou que sejam PJ) geralmente possuem seus próprios tokens. E podem, com absoluta praticidade, assinar digitalmente qualquer documento fazendo uso de seus tokens.
- Cada vez mais é um método que ganha adeptos, com a disseminação de tokens na sociedade (afinal, qualquer pessoa pode mandar fazer um token de assinatura digital sem grande custo).
- Método de Assinatura Digital por meio da Conta GOV. Com absoluta certeza é o método que mais merece ser divulgado, pois é simples e gratuito. Atualmente, quase todas as pessoas têm uma conta no sistema GOV.BR (https://www.gov.br/pt-br) – ou, se não têm, podem simplesmente fazer o cadastro. Além das inúmeras praticidades que essa conta traz, ela habilita ao usuário fazer uso de uma Assinatura Digital própria do sistema GOV.BR. Essa assinatura funciona tal como se fosse um token de assinatura digital.
- A abrangência social que esse método tem é gigantesca, fazendo com que qualquer cidadão brasileiro possa assinar digitalmente qualquer documento.
Todos os três métodos digitais são igualmente bons e podem ser usados de acordo com a preferência do cliente. Já os advogados têm como ferramenta de trabalho os seus tokens individuais de assinatura digital, o que facilita a assinatura da via do cliente do contrato de prestação de serviços jurídicos através desse método.
Observações finais
Por tudo o que se demonstrou acima, percebe-se o quão desnecessário é para o cliente o deslocamento físico até o escritório do advogado para a entrega e assinatura de documentos. Absolutamente tudo pode ser resolvido por meio de ferramentas eletrônicas – sendo que mesmo que o cliente vá até o advogado, essas ferramentas terão de ser utilizadas de qualquer modo.
Atualmente, são raríssimos os casos em que é preciso uma assinatura com “reconhecimento de firma”, afinal a lei também assegura ao advogado a prerrogativa de autenticar documentos. E, mesmo para a confecção de escrituras públicas em cartório, foi lançada uma ferramenta própria: o e-notariado (https://www.e-notariado.org.br/).
A regra, portanto, já é a de que tudo se resolva de maneira remota. Através da internet ou das redes sociais, o cliente pode encontrar e/ou se comunicar com seu advogado, além de enviar os documentos necessários e celebrar a contratação do profissional. O advogado ajuizará a ação de maneira eletrônica e o processo tramitará integralmente de forma digital, em todas as instâncias. Todos os eventuais pagamentos serão também feitos de maneira eletrônica, assim como o envio de relatórios e de comunicações. Por conseguinte, salvo raríssimos atos processuais que ainda precisam ser presenciais, toda a atividade do Poder Judiciário pode ser exercida de forma remota. A tendência é irreversível.
